Huishoudelijk reglement van Vereniging Familie Heringa
VAN DE LEDEN
Artikel 1
a) Het lidmaatschap van de vereniging kan men verkrijgen overeenkomstig het bepaalde in
artikel 6 van de Statuten.
b) Zij die niet voldoen aan de criteria zoals vermeld in lid a t/m c van dit artikel, kunnen toch
voor het lidmaatschap in aanmerking komen, mits dit bijdraagt aan de doelstelling van de vereniging.
Dit kan gelden indien in geval van verre bloedverwantschap, men stief- of pleegkind is resp. blijvend
deel uitmaakt van het gezin van een lid, of als sprake is van een bijzondere verbondenheid met de
familie.
c) In geval van een lidmaatschapaanvraag als onder b) doet het bestuur, na goedkeuring, in de
eerstvolgende ALV een voorstel, dat in de vergadering wordt bekrachtigd respectievelijk afgewezen.
Artikel 2
Voor het verkrijgen van het lidmaatschap meldt men zich aan bij, of wordt men uitgenodigd door het
bestuur dat over de aanmelding beslist. Het bestuur zal bij de besluitvorming waken over het behoud
van het familiekarakter en de doelstelling van de vereniging. Het bestuur kan bewijsstukken vragen
waaruit kan blijken dat voldaan is aan de criteria voor het lidmaatschap. Tegen een beslissing van het
bestuur kan men beroep aantekenen bij de ALV.
Artikel 3
a) De leden betalen een totale jaarlijkse contributie van Euro 16,00 voor het eigen lidmaatschap
inclusief dat van partner en minderjarige gezinsleden.
b) De mogelijkheid bestaat om lid te worden voor het leven tegen betaling van een
éénmalige contributie van Euro 240,–.
c) Leden kunnen een beroep doen op de “Stichting Het Heringafonds” indien men niet of
onvoldoende in staat is te voorzien in eigen onderhoud en/of vorming of in dat van hun kinderen. Voor
de toekenning van ondersteuning heeft de Stichting criteria gesteld.
d) Leden hebben een stem in de ALV en kunnen deelnemen aan de door de vereniging
georganiseerde activiteiten.
e) De leden zullen het bestuur van de vereniging terstond schriftelijk informeren over wijzigingen in
adres-, familie- en andere voor de vereniging en haar administratie van belang zijnde gegevens. Het
bestuur van de vereniging is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van het niet, niet tijdig of
onvoldoende verstrekken van dergelijke gegevens door de leden.
Artikel 4
a) Het lidmaatschap eindigt door overlijden van of opzegging door het lid of door de vereniging, door
ontzetting of royement.
b) Opzegging van het lidmaatschap door het lid moet ten minste vier weken vóór het begin van
het verenigingsjaar schriftelijk bij het bestuur worden gedaan.
c) De vereniging kan het lidmaatschap opzeggen wanneer een lid heeft opgehouden te voldoen
aan de verplichtingen die aan dit lidmaatschap zijn verbonden, niet meer aan de criteria voor het
lidmaatschap voldoet, of in geval van andere dwingende redenen waarom redelijkerwijs niet van de
vereniging kan worden verwacht dat deze het lidmaatschap laat voortduren.
d) Van ontzetting of royement kan alleen sprake zijn als het lid op laakbare wijze in strijd met de
statuten en/of reglementen heeft gehandeld en zich daarvan bewust kon zijn, dan wel de vereniging of
haar afzonderlijke leden ernstig heeft benadeeld of zich zodanig gedraagt ten opzichte van de
vereniging en/of haar leden dat dit niet is te verenigen met de gangbare normen van behoorlijk gedrag.
e) Opzegging en ontzetting geschieden door het bestuur, dat het lid van zijn besluit onverwijld
met opgaaf van redenen schriftelijk per aangetekende brief op de hoogte brengt. Het lid heeft de
mogelijkheid tegen deze beslissing in beroep te gaan bij de ALV.
f) Wie wegens wanbetaling heeft opgehouden lid te zijn, kan pas weer lid worden na betaling
van de gehele schuld. Achterstallige contributie blijft te allen tijde opeisbaar.
VAN HET BESTUUR
Artikel 5
a) Het bestuur bestaat uit ten minste drie maar bij voorkeur vijf leden, waaronder een
voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een archivaris. In geval van noodzakelijkheid kunnen
functies worden gecombineerd.
b) De ALV bepaalt het aantal bestuursleden.
c) De leden van het bestuur worden voor een periode van vijf jaar gekozen door de ALV uit de
kandidaten die daarvoor door het bestuur of door ten minste drie leden uit de ALV zijn voorgedragen.
d) Bestuursleden zijn maximaal twee maal herkiesbaar.
Artikel 6
De voorzitter, die bij voorkeur de naam “Heringa” draagt, wordt aangewezen door de ALV. De
overige bestuursfuncties en –taken worden onderling verdeeld.
Artikel 7
a) Het aantreden van bestuursleden vindt plaats in de ALV waarin de bestuursverkiezing op de
agenda staat.
b) Ontstaat er tussentijdse een vacature, dan kan het bestuur deze zelf opvullen behoudens
goedkeuring van de benoeming in de eerstvolgende ALV.
c) Een bestuurslid kan tussentijds door de ALV van zijn of haar functie worden ontheven.
d) Een bestuurslid kan door de overige bestuursleden worden geschorst tot de eerstvolgende
ALV, waarin tot beëindiging van de schorsing of tot ontheffing conform het voorgaande punt kan
worden besloten. Tijdens de schorsing worden de taken van het niet meer functionerende bestuurslid
door de overige bestuursleden waargenomen.
Artikel 8
a) Het bestuur vergadert minstens éénmaal per jaar en wel ter voorbereiding van de ALV.
b) Het bestuur benoemt de leden van het bestuur van de fondsen en stichtingen, die conform artikel 4
van de statuten worden ingesteld, rekening houdende met de voordracht van de ALV of de zittende
besturen. Zij benoemt tevens één van de bestuursleden als lid van een dergelijk bestuur.
c) Bestuursbesluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Alle
bestuursleden dienen aan de stemming deel te nemen.
d) Het bestuur legt jaarlijks voor haar daden in de ALV verantwoording af aan de leden. Indien
dit niet in een ALV kan geschieden, dient dit schriftelijk te gebeuren.
e) De vereniging wordt door ten minste twee leden van het bestuur in rechte vertegenwoordigd.
Artikel 9
a) De voorzitter roept de bestuursvergaderingen bijeen, niet later dan één maand van tevoren.
b) Hij of zij leidt alle vergaderingen van de vereniging en wordt bij verhindering vervangen door
één van de andere bestuursleden.
c) De voorzitter onthoudt zich van stemming tenzij de stemmen staken.
Artikel 10
a) De secretaris voert de correspondentie, houdt de notulen bij van alle vergaderingen, archiveert
deze incl. de presentielijsten, correspondentie en beheert het adressenbestand van de leden, die daar
desgewenst inzage in kunnen krijgen.
b) Hij/zij roept de leden op voor de ALV, ten minste één maand van tevoren, met vermelding van de
agenda.
c) Hij/zij zorgt, in overleg met de andere bestuursleden, voor de samenstelling van het jaarverslag en
de verzending van eventuele periodieke mededelingen.
Artikel 11
De penningmeester voert het beheer over de financiën en zorgt voor het innen van de
contributies. Hij of zij geeft de kascommissie inzage in de administratie.
Artikel 12
De archivaris beheert het familiearchief en bouwt dit op, legt daarvan een catalogus aan, houdt de
geslachtslijst bij en licht het bestuur in over eventuele aanwinsten. Hij of zij geeft voorlichting en helpt
de leden bij het raadplegen van het archief.
VAN DE VERGADERINGEN
Artikel 13
a) De ALV vergadert zo vaak als wenselijk is of de wet dat vereist. In principe gebeurt dat ten minste
éénmaal per jaar tijdens de familiedag.
b) Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden besluiten genomen met gewone
meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen worden niet meegeteld.
d) Bij verkiezingen wordt verkozen wie de meeste stemmen krijgt, ook als dat er minder dan de
helft van de uitgebrachte stemmen zouden zijn.
e) Van de ALV worden notulen opgesteld die in de volgende vergadering worden goedgekeurd.
f) De ALV is voor alle leden toegankelijk.
Artikel 14
a) Het bestuur roept de ALV bijeen wanneer het dat wenselijk acht maar in elk geval jaarlijks door
de leden ten minste één maand van tevoren daartoe uit te nodigen, onder gelijktijdige toezending
van de agenda en de eventueel bijbehorende stukken.
b) Op schriftelijk verzoek van minimaal tien stemgerechtigde leden is het bestuur verplicht tot
het bijeenroepen van een ALV op een termijn niet langer dan één maand na de indiening van dit
verzoek, tenzij met hen een ander moment wordt overeengekomen. Indien het bestuur binnen veertien
dagen aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping
overgaan, op de wijze waarop dat anders door het bestuur plaatsvindt. De verzoekers kunnen anderen
dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen.
Artikel 15
a) In de ALV brengt het bestuur verslag uit over het afgelopen jaar en legt rekening en
verantwoording af. Voorts worden gedane voorstellen en aan de orde gestelde punten
behandeld en worden plaats en datum van de volgende jaarlijkse familiedag bepaald.
b) De ALV benoemt uit haar midden een kascommissie van 2 leden voor een controle van de kas
en de boeken van de vereniging, en een soortgelijke commissie voor de controle van de kas en de
boeken van de Stichting Het Heringafonds.
Artikel 16
a) Voorstellen voor deze ALV moeten, om op de agenda te worden vermeld, uiterlijk twee
weken vóór de datum van deze vergadering bij het bestuur worden ingediend.
b) Over voorstellen die niet op de agenda zijn vermeld resp. niet tijdig zijn ingediend, kan alleen
worden gestemd als de aanwezige stemgerechtigde leden hiermee instemmen.
Artikel 17
Leden hebben bij verhindering de mogelijkheid schriftelijk hun stem uit te brengen dan wel
een ander lid schriftelijk hiertoe te machtigen. De volmacht moet bij het bestuur worden ingediend.
Artikel 18
In de vergaderingen wordt over zaken mondeling en over personen schriftelijk gestemd, tenzij de
vergadering met algemene stemmen anders besluit. De stemming over personen kan zo nodig met
twee vrije stemmingen en een herstemming plaatsvinden. Bij staking der stemmen beslist de
voorzitter.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 19
a) Alle door de vereniging geproduceerde formele stukken, met uitzondering van de
huishoudelijke correspondentie, moeten door de voorzitter en een ander bestuurslid zijn getekend.
b) De interpretatie van dit reglement en ook de beslissing in onvoorziene gevallen berust bij de
ALV.