Verklaring omtrent Algemene Verordening Gegevensbescherming

Het bestuur is zich bewust van (nieuwe) regelgeving omtrent de gegevensbescherming van onze leden. In dat kader leggen we hier graag uit hoe we met die verantwoordelijkheid omgaan.

Welke gegevens houden we bij van onze leden?
De vereniging houdt enkel zogenaamde ‘need-to-know’ gegevens bij van de leden, dat zijn gegevens die de bestuursleden nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen. We houden expliciet geen zogenaamde ‘nice-to-know’ gegevens bij.

De gegevens die van leden bijhouden zijn: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer (indien bekend), e-mailadres, aanvangsdatum lidmaatschap, namen van partner en kinderen (indien bekend), bankrekeningnummer (indien sprake is van automatische incasso). Oude gegevens en wijzigingen in de ledenadministratie worden geadministreerd met datum en naam van het bestuurslid die de wijziging heeft gedaan.

Hoe worden deze gegevens opgeslagen?
Deze gegevens, met uitzondering van de bankrekeningnummers, worden bijgehouden in ons online en goed beveiligde CRM systeem Karma CRM (www.karmacrm.com). Bankgegevens van onze leden worden enkel bijgehouden in het systeem van onze huisbank ING Bank.

Wie heeft toegang tot deze gegevens en met wie worden ze gedeeld?
De ledenadministratie is enkel toegankelijk voor en te wijzigen door bestuursleden van de vereniging die het gebruiken voor de uitoefening van hun functie. Het ING Bank systeem is enkel toegankelijk door de Penningmeester. De bestuursleden van het Heringafonds hebben toegang tot de ledenadministratie om te kijken of een binnengekomen aanvraag daadwerkelijk afkomstig is van een lid van de vereniging. Bestuursleden van het Heringafonds kunnen de ledenadministratie niet wijzigen maar enkel inzien.

De Stamboom
Docus Heringa houdt de stamboom bij en heeft daarvoor een eigen website dat met password beveiligd is (leden hebben toegang gekregen) en waarnaar op onze site gelinkt wordt. Daarin worden namen, geboortedatum en -plaats, sterfdatum en -plaats, beroep en familierelaties in bijgehouden.

Waarom plaatsen we foto’s van Heringadagen?
Gezien de aard van de vereniging is het van belang dat we de website gebruiken om daarop op een toegankelijke manier te communiceren over toekomstige Heringadagen en die uit het verleden. Het publiceren van foto’s van Heringadagen beschouwt het bestuur als een onmisbaar onderdeel daarvan. Daarom publiceren we na afloop van Heringadagen altijd een selectie van foto’s op onze website. Deze foto’s zijn via meta-data niet naar specifieke personen te herleiden. Indien leden (bijvoorbeeld ouders van kinderen) bezwaar hebben tegen publicatie zal het bestuur de betreffende foto’s zo snel mogelijk van de website verwijderen.

Vragen, opmerkingen en het opvragen van jouw gegevens.
Het is altijd mogelijk om de gegevens die we van jou als lid opgeslagen hebben op te vragen bij ons. Daartoe kun je een verzoek sturen naar ons e-mailadres vereniging@familieheringa.org. Daar kun je tevens met vragen en opmerkingen terecht. Conform de geldende wetgeving wordt telkens één van de bestuursleden van de vereniging aangewezen als verantwoordelijke voor privacy en gegevensbescherming. Dit bestuurslid is terug te vinden op de pagina bestuur.